Knowledge Management System
Lecture : Leon Abdillah

Penerapan Sharing Knowledge

Knowledge management adalah media untuk menangkap (capture) knowledge yang ada pada karyawan sehingga tercipta knowledge database yang dapat digunakan untuk meningkatkan daya saing perusahaan.  Dengan adanya sistem ini diharapkan semua karyawan dapat dengan mudah mengakses, menambahkan, dan menggunakan sumber pengetahuan yang ada dalam perusahaan.  Secara umum, penerapan sharing knowledge di Astragraphia dilakukan dengan tiga pendekatan.

Pendekatan pertama yaitu pendekatan teknologi (techology approach), yang meliputi Network PC untuk semua; SAP sebagai core business process; e-Document Initative (Scanner and Printer untuk semua)-Networked Multi Function Device; Knowledge Portal-DocuShare™; E-mail & Messenger; Getafix, SOL, CAR; e-Learning yang sebelumnya menggunakan Computer Based Training (CBT).   Pendekatan kedua yaitu pendekatan orang (people approach) yang meliputi Knowledge Sharing Forum.  Kegiatan ini merupakan forum untuk berbagi knowledge dan pengalaman serta pemaparan resensi suatu buku yang sedang tren di masyarakat.  Selain itu pelatihan formal (in-class) juga tercakup dalam pendekatan people approach.  Pendekatan ketiga yaitu pendekatan media (media approach) yang meliputi perpustakaan, majalah toner, dan majalah dinding.  Majalah dinding ini terdapat di setiap lantai serta menampilkan antara lain kliping koran, berita duka, event khusus atau kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan, information security, dan lain-lain.

Penerapan knowledge management di Astragraphia sebagian besar memanfaatkan software Xerox DocuShare sebagai software untuk memanajemen dokumen.  Selain itu, sharing knowledge juga dibangun dalam aplikasi Solution Online.  Aplikasi ini menyimpan data tentang masalah dan solusi yang tekait dengan proses bisnis dan pemanfaatan fasilitas IT di dalam perusahaan.  Selain itu, karyawan juga dapat menambahkan permasalahan baru apabila permasalahan yang mereka hadapi belum ada dalam database.  Aplikasi lain yang juga mendukung penerapan sharing knowledge adalah Daily Control System (DCS), Electronic Sales Process Control System (e-SPCS), e-Lerning, getafix, Customer Info Media (CIM), dan sebagainya.  Proses penyimpanan, pencarian dan memperoleh kembali informasi tersebut dengan mudah merupakan kunci sukses berhasilnya implementasi knowledge management di Astragraphia.

Pengaruh Penerapan Knowledge Management

Pertama, penerapan knowledge management berpengaruh terhadap kecepatan dan kemudahan para karyawan dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan, sehingga secara otomatis mempercepat para karyawan dalam menyelesaikan tugas pekerjaannya atau mengambil keputusan dan tindakan yang tepat.  Kedua, berpengaruh terhadap peningkatan kecepatan karyawan dalam belajar dan peningkatan pengetahuan para karyawan.  Dengan mudahnya informasi diakses dan diperoleh oleh karyawan maka akan terjadi peningkatan kecepatan karyawan dalam melakukan proses belajar dan proses penyerapan pengetahuan tersebut.

Ketiga, berpengaruh terhadap peningkatan produktivitas setiap karyawan.  Dengan semakin cepatnya para karyawan dalam menyelesaikan tugasnya, maka semakin tinggi pula produktivitas para karyawan tersebut.  Keempat, berpengaruh terhadap kecepatan karyawan dalam merespon kebutuhan dan masalah yang dihadapi pelanggan.  Kelima, berpengaruh terhadap daya inovasi dan kreativitas karyawan yang disebabkan oleh meningkatnya pengetahuan mereka.

\Manfaat dari Penerapan Knowledge Management

Penerapan knowledge management yang aktif dan efektif yang dilakukan oleh seluruh karyawan Astragraphia serta didukung sepenuhnya oleh pihak manajemennya telah membawa pengaruh positif terhadap internal perusahaan.  Pengaruh positif tersebut dapat memberikan manfaat dan sekaligus menciptakan keuntungan yang akan berguna bagi Astragraphia.  Ada lima manfaat utama dari penerapan knowledge management terhadap internal perusahaan.

Pertama, dengan meningkatknya pengetahuan dan wawasan setiap karyawan berdampak terhadap meningkatnya kemampuan perusahaan dalam melakukan pengambilan keputusan.  Keputusan yang diambil tersebut tidak hanya didasari atas kemampuan para karyawan, tetapi juga didukung atas data, informasi, dan knowledge yang relevan yang tersimpan dalam knowledge management perusahaan, sehingga keputusan yang diambil atau dihasilkan merupakan keputusan yang terbaik bagi perusahaan.  Manfaat utama yang kedua adalah bagaimana Astragraphia merespon kebutuhan pelanggan secara cepat dan tepat.  Dengan penerapan knowledge management, hal tersebut memungkinkan karena dalam knowledge management perusahaan berusaha memasukan semua data dan informasi mengenai pelanggan.  Selain itu, termasuk di dalamnya juga selalu adan informasi yang diperbaharui mengenai hal yang menjadi kebutuhan pelanggan pada khususnya dan kebutuhn pasar pada umumnya.

Ketiga, dari sisi peningkatan efisiensi cara kerja dan proses.  Hal itu terjadi karena dengan penerapan knowledge management semua sumberdaya perusahaan dimanfaatkan semaksimal mungkin, sehingga setiap karyawan dapat bekerja lebih cepat dan tepat, dan pada akhirnya secara keseluruhan cara kerja dan proses kerja perusahaan mengalami peningkatan efisiensi.  Keempat, Astragraphia selalu menciptakan produk dan jasa yang memiliki suatu solusi yang nilainya dapat melebihi harapan pelanggan atau customer expectation dan dari sinilah inovasi dapat terus dilakukan.  Dengan adanya knowledge management ini, inovasi tidak lagi hanya tanggung jawab bagian penelitian dan pengembangan saja, melainkan seluruh karyawan Astragraphia. Kelima, peningkatan kemampuan dalam berinovasi berdampak pula pada peningkatan jumlah produk atau solusi dan jasa yang dihasilkan perusahaan.